अगर आप गैर सरकारी संगठन (गैर-सरकारी संगठन / गैर लाभ संगठन) को शुरू करने, चलाने और स्थापित करने की सोच रहे हैं तो यह एक लंबी प्रक्रिया है और एक तरह का गैर लाभकारी जनसेवा वाली उद्यमिता है. एनजीओ की स्थापना और चलाने के लिए समय, संसाधन और व्यक्तियों की टीम की आवश्यकता होती है. एनजीओ गैर लाभकारी संगठन होता है और इसे बनाने और चलाने की इच्छा रखने वाले लोगों के संस्थापक और समूह को एक मजबूत दृष्टि और समर्पण होना चाहिए जो समाज के साथ एक सरोकार साझा कर सकते हैं. समाज के लाभ के लिए वांछित सेवाओं को कार्यान्वित करने के लिए कार्य को सही, प्रबंधित और सामरिक पैटर्न में शुरू किया और व्यवस्थित किया जाना चाहिए जो कि अंततः सामाजिक उद्यमिता के प्रति तयशुदा लक्ष्य के कार्यान्वयन में बहुत उपयोगी हो सकता है.
निर्धारित तयशुदा मापदंड अपनाने होंगे
यदि आप एनजीओ बनाना चाहते है और समाज सेवा शुरू करना चाहते हैं तो आपको अपना कार्य विभिन्न चरणों के माध्यम से निर्धारित करना होगा, जो गैर सरकारी संगठन के गठन और चलाने में सहायक होगा. कुछ बुनियादी दिशानिर्देशों के साथ एनजीओ चलाने और चलाने की बुनियादी अवधारणा निर्धारित है, लेकिन विभिन्न प्रकार के क्षेत्र और एनजीओ बनाने और बनाने के उद्देश्य के आधार पर इसके मापदंड भिन्न हो सकते हैं. यदि आप एनजीओ स्थापित करना, रजिस्टर करना और चलाना चाहते हैं, तो आपको कुछ मुख्य बिंदुओं को ध्यान में रखना चाहिए. एनजीओ रजिस्ट्रेशन की प्रक्रिया एनजीओ बनाने के लिए उद्देश्यों, रजिस्ट्रेशन के क्षेत्रों, व्यक्तियों और उद्देश्यों के अनुषा भिन्न भिन्न हो सकती है, क्योंकि कुछ और विभिन्न क्षेत्रों में गैर-सरकारी संगठन के प्रकार और प्रक्रियाएं भिन्न और निश्चित होती हैं. अलग-अलग क्षेत्रों की निर्धारित आवश्यकताओं के अनुरूप इन बिंदुओं पर विचार करके और ज्यादा स्पष्ट हो जायेगा और इनके अनुरूप मार्गदर्शन तय कर आगे बढा जा सकता है.
एनजीओ के रजिस्ट्रेशन की कार्रवाई सहज और आसान तरीके से पूरी करने केलिए और अपनी निर्धारित अवधारणा को मूर्त रूप से लागू करने के लिए एनजीओ क्षेत्र के उन पारंगत विशेषज्ञों और अनुभवी सलाहकार (कंसल्टेंट) के सुझाव, सलाह और परामर्श सेवाएं (कंसल्टेंसी) लेना आवश्यक है जिनके बारे में दूसरे अनुशंसा करें।
उद्देश्य, विजन और मिशन तय करना
गैर-सरकारी संगठन शुरू करने के लिए पहला आवश्यक कदम यह है कि वह उद्देश्य निर्धारित करें जिसके लिए आप सामाजिक संगठन बनाना चाहते हैं. संस्था के गठन के लिए निर्धारित उद्देश्य स्पष्ट और सुनिश्चित होना चाहिए जो जनहित हेतु बनाये जाने वाले सामाजिक संगठन के स्पष्ट मिशन को परिभाषित करे और उस निर्धारित अवधारणा का पालन करे. एनजीओ के मूल्यों के ढांचे के निर्धारित कार्य स्पष्ट रूप से परिभाषीय कार्यते हुए दर्शाये जाने चाहिए जिनसे यह स्पष्ट हो सके कि यह क्यों बनाया जा रहा है. संस्था के गठन और पंजीकरण करने के बाद इसके उद्देश्यों से यह साफ़ होन चाइये और वे यह कि यह दर्शावे कि यह संगठन किन उद्देश्यों और निर्धारित लक्ष्य हेतु अस्तित्व में लाया गया है. समाज सेवा के लिए अपनी प्राथमिकता और सेवा हेतु लक्ष्य समूह को स्पष्ट तरीके से और स्पष्ट अवधारणा में सही तरह से परिभाषित किया जाना चाहिए.
इससे पहले, समय और संगठन को अस्तित्व में रखने के लिए प्रक्रिया को स्थापित करने की प्रक्रिया शुरू करने के दौरान, यह सोच लिया जाना चाहिए कि उद्देश्य और दीर्घकालिक लक्ष्यों के लिए इस एनजीओ का गठन होगा. वर्तमान में सही कार्यप्रणाली और दीर्घकालिक रणनीति तय करके निर्धारित कार्य योजना को कार्यान्वित करके निर्धारित लक्ष्य प्राप्त किया जा सकता है।
एनजीओ पंजीकृत करने के लिए लागू पंजीकरण अधिनियम और कानून
भारत में एनजीओ के लिए पंजीकरण प्रक्रिया विभिन्न राज्यों में विभिन्न अधिनियमों और कानूनों के तहत उपलब्ध है;
मुख्य रूप से ट्रस्ट, सोसायटी और गैर लाभकारी प्राइवेट लिमिटेड कंपनी के तहत रजिस्ट्रेशन करवाया जा सकता है।
भारतीय ट्रस्ट अधिनियम के तहत एक चैरिटेबल ट्रस्ट पंजीकृत किया जा सकता है. चैरिटेबल ट्रस्ट में कम से कम दो व्यक्ति सदस्य के रूप में आवश्यक हैं, अधिकतम सदस्यों की कोई सीमा नहीं है।
सोसाइटी को सोसाइटी पंजीकरण अधिनियम के तहत पंजीकृत किया जा सकता है. सोसाइटी में कम से कम सात सदस्य आवश्यक हैं. भारतीय ट्रस्ट अधिनियम के तहत ट्रस्ट का गठन आसान है।
कंपनी के रजिस्ट्रार के साथ कंपनी अधिनियम की धारा 8 के तहत एक गैर लाभ कंपनी पंजीकृत किया जा सकता है.
बोर्ड और निदेशक मंडल की सेटअप टीम
गैर-सरकारी संगठन के रूप में सामाजिक उद्यमिता को शुरू करने, सेटअप और चलाने के लिए, संस्थापक (संस्थापकगण) एक टीम के साथ होंगे जो संगठन के बोर्ड निदेशक के सदस्यों की टीम निर्धारित और सुनिश्चित करेंगे. इसे सामान विचार वाले समर्पित व्यक्तियों के साथ जनसेवा की भावना और प्रतिबद्धता के साथ सामाजिक कल्याण केलिए शुरू किया जा सकता है. क्योंकि जिन सदस्यों से एनजीओ के रजिस्ट्रेशन की शुरुआत होती है वे गैर-सरकारी संगठन के आधार और शक्ति होते हैं. यदि आप वास्तव में दान और सामाजिक कल्याण पर आधारित गैर-सरकारी संगठन शुरू करना चाहते हैं तो आप और आपके संबद्ध टीम के सदस्यों को मजबूत दृष्टि और सामाजिक समर्पण के साथ होना चाहिए ताकि आप और वे जनता के हित के मुद्दों के आधार पर समाज को बेहतर सेवा प्रदान कर सकें. वित्तीय स्थिति के अनुरूप स्वयं के संसाधनों, प्रयासों और समर्थकों की मदद से संसथान के गठन की प्रक्रिया की शुरूआत की जा सकती है. विशेषज्ञ सलाहकारों से संपर्क करके कानूनी और तकनीकी कौशलतायुक्त जानकारी प्राप्त की जा सकती हैं।
जो संसथान के गठन का निर्णय करते है उन व्यक्तियों के मन में संगठन के लिए स्पष्ट मिशन और विज़न होना चाहिए और जो सामाजिक उद्यमिता के इस कार्य को मूर्त रूप देने के लिए स्थाई और सकारात्मक विचार रखते हैं, वही पंजीयन की प्रक्रिया का बुनियादी और अनिवार्य स्वरुप हैं. संस्थापक व्यक्तियों को एक टीम में काम करने में सक्षम होना चाहिए ताकि सर्व स्वीकृति से समाज कल्याण के कार्य शुरू कर और निर्धारित लक्ष्य प्राप्त करके संगठन को स्थिर बनाया जा सके. संस्थापक सदस्यों या उनके समर्थकों के लोगों की संख्या की कोई सीमा नहीं है, यह उन संपर्कों पर निर्भर करता है और जिनके लिए एनजीओ के रूप में संगठन की स्थापना की जा रही है।
विशेषज्ञों और कंसल्टेंसी के कानूनी समर्थन और सेवा
जब आप एक गैर-सरकारी संगठन शुरू करना चाहते हैं, तो कानूनी विशेषज्ञ और एनजीओ सलाहकार की मदद और सेवा से निपटने के लिए कुछ कानूनी मामलों की आवश्यकता हो सकती है
एनजीओ सलाहकार (कंसलटेंट) निम्न मुद्दों और प्रक्रियाओं में मदद कर सकते है
* गैर सरकारी संगठन के पंजीकरण।
* पंजीकरण की आवश्यकताओं की विस्तृत जानकारी उपलब्ध करवाएं।
* संसथान के गठन के लिए बुनियादी दस्तावेज मेमोरेंडम/संविधान आवश्यक कानूनी सामग्री और सूचना संसाधन शामिल करते हुए इसे तैयार कर इसे पूरा करें।
* गैर सरकारी संगठन के तत्कालीन और भविष्य के लिए आवश्यक सभी उद्देश्यों को तैयार करे उसे मेमोरेंडम में शामिल करके अंतिम रूप देने के लिए।
* पंजीकरण के लिए आवश्यक फॉर्म, दस्तावेज तैयार करने के लिए
क्षेत्रों, इलाके और संबंधित किसी भी मुद्दों के अनुसार आवश्यकताओं को स्पष्ट करते है।
* मेमोरेंडम, दस्तावेज पंजीकरण और प्रमाण पत्र प्राप्त करने के लिए कानूनी परामर्श प्रदान करना।
पंजीकरण की प्रक्रिया और प्रावधान सरल हैं, लेकिन अधिकृत एनजीओ कंसल्टेंट्स से परामर्श सेवा लेना उचित रहता है. जो इस क्षेत्र के विशेषज्ञ हैं और इस क्षेत्र में अनुभव रखते हैं, उनके सेवाएँ लेने से समय की बचत और व्यवस्थित रूप से पंजीयन करके आश्वस्त होना बेहतर रहता है. यदि आप सोचते है कि रजिस्ट्रेशन के लिए एनजीओ सलाहकार को फीस का भुगतान करना पडेगा तो एनजीओ पंजीकरण करने से पहले इस बात का ध्यान रखें कि किसी आवश्यक सामग्री से वंचित रहकर आप की यह प्रयोगात्मक प्रक्रिया बेकार सिद्ध हो सकती है और कुछ समय के बाद यह ऐसी अनुपयोगी साबित हो सकती है जैसे कि एनजीओ वास्तविक अर्थ में है ही नहीं है. अगर आवश्यक जरूरतों, कानूनी प्रावधानों, उद्देश्यों और लक्ष्य के साथ पंजीकृत करवाई गई है, तो यह नकल के जरिए तैयार किये दस्तावेजों के आधार पर अपनाई गई अनुचित पंजीकरण प्रक्रिया के साथ फीस के लिए धन बचाव की दृष्टि से भी बेकार साबित होगी. पंजीकरण के पश्चात कानूनी रूप से आयकर विभाग में और सरकारी अनुदान की योजनाओं को प्राप्त करने के लिए इस प्रकार के पंजीकृत दस्तावेज अनुपयोगी साबित होने से संसथान के अस्तित्व के लिए भी चुनौती साबित होते है. इसलिए एक समय पैसे बचाने की मानसिकता के अधिकांश बार दूरगामी अपरिणाम निरर्थक साबित होते देखे गए है. विशेषज्ञ सलाहकार की फीस के रूप में प्रारंभिक निवेश हमेशा दीर्घकालिक दृष्टि से उपयोगी साबित होगा. एक कानूनी विशेषज्ञ परामर्शदाता के माध्यम से कानूनी परामर्श सेवाएं प्राप्त करने के लिए आपको कानूनी हिस्से पर उपयोगी और अच्छी तरह से सक्षम संगठन बनाने में मदद मिलेगी ताकि आप अपने नियोजित और निर्धारित लक्ष्य और उद्देश्यों को हासिल कर सकें. इसलिए सिर्फ कॉपी पेस्ट के जरिये तैयार मेमोरेंडम के साथ करवाया गया रजिस्ट्रेशन करवाना ज्यादातर समय और संसाधन बिगाड़ने जैसा ही साबित हुआ है. इसलिए सबसे ज्यादा सलाह इस बात की दी जाती है कि आपको ऐसे सलाहकार की परामर्श सेवाएं अवश्य लेनी चाहिए जो कानूनी रूप से विशेषज्ञ हैं और अधिक सामाजिक उद्यमियों के साथ कार्यरत रहते हुए लंबे समय से सामाजिक क्षेत्र में अनुभव के साथ पारंगत हैं. इसलिए विशेषज्ञ से गैर सरकारी संगठन के गठन के लिए कानूनी परामर्शदाता की सेवा लेने के साथ-साथ संगठन को अस्तित्व में आने के बाद इसे अगामी समय के लिए स्थिर बनाए रखने का यही सबसे उत्तम विकल्प है।
एनजीओ का नाम
जब आप स्वयंसेवी संगठन बनाने की सोच रहे हो तो एनजीओ का नाम तय किया जाना एक प्रमुख आवश्यकता है. एनजीओ का नाम आपके विचारों के अनुसार हो सकता है या यह अद्वितीय हो सकता है क्योंकि आपने क्षेत्र और समाज के कुछ हिस्से की सेवा करने की अपनी योजना बनाई है. भारत में गैर सरकारी संगठन का नाम किसी भी सरकारी प्राधिकरण बॉडी, बोर्ड या मंत्रालय के समान किसी भी नाम के बराबर नहीं होना चाहिए. नाम एम्बलम एक्ट में प्रतिबंधित नहीं होना चाहिए. जब आप सोसायटी अधिनियम के तहत आवश्यक नाम के साथ पंजीकरण कर रहे हैं तो यह पता लगाना और सुनिश्चित करना जरूरी है कि जहां पंजीकरण के लिए आवेदन करना है वहां प्रस्तावित नाम का पहले से कार्यालय में या कार्यालय क्षेत्र में किसी अन्य पंजिकृत संसथान द्वारा उपयोग नहीं किया गया हो. गैर-सरकारी कंपनी के रूप में भी कंपनी के रजिस्ट्रार के तहत पंजीकृत करवाने के यही मानदंड है कि वांछित नाम समान या मिलता हुआ नहीं होना चाहिए. यदि आप एनजीओ को भारतीय ट्रस्ट अधिनियम के तहत ट्रस्ट के रूप में पंजीकृत करना चाहते हैं तो समान नाम का मुद्दा लागू नहीं होता है. कोई भी नाम से अगर पहले संसथान का या पंजिकृत करवाया गया है उस नाम से भी नए ट्रस्ट का पंजीयन/रजिस्ट्रेशन करवाया जा सकता है. लेकिन ट्रस्ट के लिए भी सरकारी नाम से मिलता जुलता कोई नाम नहीं होना चाहिए. अगर सरकारी नाम से मिलता हुआ कोई नाम है तो ट्रस्ट का पंजीयन लंबित आया निरस्त हो सकता है. लंबित का अर्थ है कि रजिस्ट्रार द्वारा आपत्ति करने पर अपील में जाना पड सकता है. कई बार अपील ख़ारिज होने पर उस नाम से पंजीकरण संभव नहीं हो पाता. अगर कोई नाम सरकारी नाम से मिलता जुलता नहीं हो और एम्बलम एक्ट के प्रावधानों में नहीं आता हो ऐसी स्तिथि में तब रजिस्ट्रार अपने मन से ही यह निर्धारित कर लेवे कि अमुक नाम से पंजीयन नहीं हो सकता और पंजीयन को निरस्त कर देवे तब उसके विरुद्ध उच्चाधिकारी अथवा उच्च प्राधिकरण में जाकर अपील की जा सकती है और निर्धारित निर्णय से वांछित नाम से ट्रस्ट का पंजीयन करवाया जा सकता है.
मेमोरेंडम – संविधान – आर्टिकल ऑफ़ इनकॉर्पोपोरेशन
मेमोरेंडम – संविधान – आर्टिकल ऑफ़ इनकॉर्पोरेशन का, निर्धारित नियमों- उपनियमों के अनुसार पूर्व-निर्धारित और सामान्य आवश्यक कानूनी प्रारूप और विवरण के साथ, प्रारूप तैयार किया जाना चाहिए. मेमोरेंडम – संविधान – आर्टिकल ऑफ़ इनकॉर्पोरेशन, संविधान या ट्रस्ट डीड एनजीओ को संगठन के रूप बनाने और अस्तित्व मे लाने लिए एक मुख्य हिस्सा है. मेमोरेंडम – संविधान – आर्टिकल ऑफ़ इनकॉर्पोरेशन में इसका संविधान और कानूनी प्रक्रिया शामिल होती हैं जिसमें सदस्य, बोर्ड, अधिकारियों को शक्ति और दायित्व प्रदान किये जाते हैं, काम करने का क्षेत्र और दायरे तय किये जाते हैं, काम करने का तरीका तय करते हैं, किसी भी वित्तपोषण एजेंसी, मंत्रालय, किसी भी लाइसेंस प्राधिकरण विभाग या किसी भी विभाग की सम्बंधित आवश्यक धाराओं का वर्णन किया जाता हैं. आयकर विभाग द्वारा सामाजिक कल्याण संसथान के रूप में एनजीओ को प्रमाण पत्र जैसे 80 जी, 12 ए के तहत मान्यता देने के लिए मेमोरेंडम – संविधान – आर्टिकल ऑफ़ इनकॉर्पोरेशन में कुछ बिन्दू, विवरण और भाषा में स्पष्ट किया जाना आवश्यकता होता है जो आयकर विभाग की प्रक्रिया और प्रमाण पत्र के मापदंड तय करने के अनुमोदन का वर्णन करती है. मेमोरेंडम – संविधान – आर्टिकल ऑफ़ इनकॉर्पोरेशन को, पंजीकरण के समय, पंजीकरण के बाद और संस्थान के किसी भी विभाग और मंत्रालय में आगे रजिस्ट्रेशन के अनुमोदन के लिए, किसी भी कर अधिनियम के तहत, वित्त पोषण और लाइसेंस प्राप्त करने के लिए अनुमोदन के लिए स्वीकार्य पैटर्न, तरीके, प्रक्रिया और पैरामीटर में तैयार किया जाना चाहिए. मेमोरेंडम – संविधान – आर्टिकल ऑफ़ इनकॉर्पोरेशन में विभिन्न आर्टिकल (बिन्दू/क्लॉज़) होने और इनको शामिल किए जाने वाले के मामले और सूचनाएं विभिन्न प्राधिकरणों और विभागों के बीच भिन्न होती हैं इसलिए एनजीओ के अनुभवी कानूनी सलाहकार और विशेषज्ञ की भूमिका ज्ञापन तैयार करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण होती है. अगर ज्ञापन कॉपी पेस्ट मापदंडों द्वारा तैयार किया जाता है तो एनजीओ का पंजीकरण बेकार हो सकता है या फण्ड और प्रामाणिकता प्राप्त करने के लिए संस्थान के पास कोई उद्देश्य या मार्ग नहीं हो सकता है. इसमें वे उद्देश्य और निर्धारित कानूनी बिन्दू शामिल होने चाहिए जिस पर आपने काम करने की योजना बनाई है और एनजीओ बनाने का निर्णय लिया है. कानूनीसलाहकार और अनुभवी एनजीओ कंसल्टेंट्स यह बेहतर जानते हैं कि ज्ञापन तैयार करने के लिए क्या आवश्यकताएं हैं और किस प्रकार की धाराओं और बिन्दूओं को जोड़ा जाना चाहिए और विवाद से बचने या पूरे देश के कुछ क्षेत्रों में काम करने के उद्देश्य के साथ कुछ विशिष्ट क्षेत्रों में या उससे परे उपलब्ध उपयुक्त कानूनी मापदंडों में क्या शामिल क्या जाना या नहीं किया जाना चाहिए और क्या शामिल होना या नहीं होना चाहिए. यदि मेमोरेंडम – संविधान – आर्टिकल ऑफ़ इनकॉर्पोरेशन एक एनजीओ की आवश्यकताओं के अनुसार तैयार नहीं होता है तो अनुदान और जिस स्थिरता की आवश्यकता होती है तो वह नहीं मिलने से यह पंजीयन और गठन बेकार और निरर्थक हो जाएगा. ऐसे में इस तरह के वांछित नियमों की आवश्यकता के समय के कुछ समय बाद मेमोरेण्डम में संशोधन की आवश्यकता भी हो सकती है.
एनजीओ कंसल्टेंट एनजीओ सलाहकार सेवा
मेमोरंडम में सभी मामलों की शर्तें और जरूरतें निम्नलिखित मुख्य और सामान्य बिन्दूओं को शामिल कियाजाना होता है जो अक्सर अपेक्षित होता है:
गैर सरकारी संगठन उद्देश्य / उद्देश्य / मिशन
एक स्पष्ट विवरण घोषित करता है कि गैर सरकारी संगठन गैर-लाभकारी और कल्याणकारी (चैरिटेबल) है.
* गैर सरकारी संगठन के पंजीकरण और कार्य क्षेत्र के स्थान
* आवश्यक पदनाम वाले संस्थापक सदस्यों का नाम और बोर्ड या सदस्यों का नाम.
* सदस्यों, लाभार्थियों, सहयोगियों और संबंधित सदस्यों की व्यक्तिगत और सामाजिक दायित्व की सीमा.
* एनजीओ के पूंजीगत स्टॉक और अन्य उपकरणों की व्याख्या करने के लिए
* कितने समय तक एनजीओ को निरस्त करने योग्य या अपरिवर्तनीय के रूप में मौजूद होने की उम्मीद है
अन्य आवश्यक जानकारी और विवरण
ड्राफ्ट बायलॉज़
संगठन की जवाबदेही के साथ मौजूद अस्तित्व का प्रमाण मेमोरेंडम – संविधान – आर्टिकल ऑफ़ इनकॉर्पोरेशन के बिन्दूओं पर आधारित होता है जो मेमोरेंडम – संविधान – आर्टिकल ऑफ़ इनकॉर्पोरेशन की सामग्री, उप-नियम होते हैं. इसके बिन्दू, उपबिन्दू, नियमों, विनियमों, कार्यकारी प्रारूप (आपरेशन मोड), काम के पैटर्न, कार्य क्षेत्र, एनजीओ की जिम्मेदारियों और एनजीओ के उद्देश्यों का प्रतिनिधित्व करते हैं. संस्थापकों को एक गैर सरकारी संगठन के बिन्दूओं/उपन्यासों में उल्लेख करना होगा कि कैसे, किसके लिए यह चलाया जाना है, चलेगा और काम करेगा. नियम, उपनियम, बिन्दू, संरचना, शक्ति और संचालन विधियों और संगठन की प्रक्रिया निर्धारण का विवरण स्पष्ट करते हैं. उप-कानून अधिनियम और प्रक्रिया के कानूनी मापदंडों के अनुसार तैयार किए जाते हैं जिसके तहत गैर-सरकारी संगठन का गठन किया जा रहा है. संस्थान के बायलॉज़ संस्थापकों की उन आवश्यकताओं के अनुरूप होना चाहिए जिसके लिए संगठन की स्थापना कीजती है. बिना पूर्ण वांछित प्रक्रिया और विवरण का उल्लेख किये तैयारशुदा मेमोरेंडम – संविधान – आर्टिकल ऑफ़ इनकॉर्पोरेशन अधूरा और अपूर्ण होता है जो भविष्य में जन कल्याणकारी संगठन के रूप में एनजीओ के संचालान में व्यवधानकारी साबित होता है.
गैर-सरकारी संगठनों के बायलॉज़ में घोषित कानूनी और आवश्यक विवरण से सही तरीके और मापदंडों के मुद्दों के संचालन और हल करने के लिए उपयोगी और मददगार होता हैं. गैर-सरकारी संगठन किस नतीजे के तहत पंजीकृत है या किस उद्देश्य के लिए पंजीकृत है इसके आधार पर उप-नियम अलग-अलग हो सकते हैं या अलग-अलग बिंदुओं / कोणों में उनको परिभाषित किया जा सकता है. यहां कुछ महत्वपूर्ण बिंदू और सूचनाएं हैं जिन्हें मेमोरेंडम में बायलॉज़ के एक हिस्से के रूप में शामिल किया जाना चाहिए:
उद्देश्य / उद्देश्य / विज़न / मिशन
* गैर सरकारी संगठन के पंजीकृत कार्यालय का पता
* सदस्य नाम, सूची और सदस्यता के लिए मापदंड
* एनजीओ के बोर्ड सदस्यों की न्यूनतम और अधिकतम संख्या
* सदस्यों की सामान्य निकाय / बोर्ड और कार्यकारी समिति के सदस्यों की बैठकों का ढांचा और अवधि
समितियों की संरचना
* सदस्यों, पदनाम (पोस्ट) धारक व कार्यालय पदाधिकारियों की जिम्मेदारियां और कर्तव्य
गैर-सरकारी संगठनों के मेमोरेंडम में विभिन्न बिन्दूओं को शामिल करने और तय करने का यह निर्णय लिया जाना चाहिए कि इसमें आमतौर पर किन उप-नियमों में क्या शामिल किया जाएगा. इसलिए, गैर-सरकारी संगठन के पंजीकरण के आवेदन जमा करने से पहले, इसके मेमोरेंडम में किन बिन्दूओं/क्लॉज़ को तय करने और स्वीकार करने के लिए क्या आवश्यक है; और उप-नियम तैयार करके मेमोरेंडम में शामिल किये जाने चाहिए.
पंजीकरण के लिए मेमोरेंडम और अन्य दस्तावेज प्रस्तुत करना
यदि आपने एनजीओ का नाम तय करके चुन लिया है, तो उप-नियमों और बिन्दूओं को बायलॉज़ में तैयार कर लिया है और बायलॉज़ पूरा तैयार कर लिया है तो आप संगठन को पंजीकृत और गठित कर सकते हैं. नियम और विनियमन विभिन्न स्थिति और विभिन्न रजिस्ट्रार कार्यालयों में अलग हैं. तो आप परामर्श फर्म या सलाहकारों से सलाह और सहायता ले सकते हैं. दस्तावेजों, फीस और उन्हें प्रस्तुत करने की प्रक्रिया अलग-अलग राज्यों, जिलों और यहां तक कि स्थिति में अलग-अलग क्षेत्रों में अलग-अलग है. सभी कार्यालयों और पंजीकरण प्राधिकरणों में पंजीकरण के समय पर बोर्ड के सदस्यों, उद्देश्यों, मिशन वक्तव्य के संस्थापकों और नामों के नाम से ज्ञापन प्रस्तुत करना अनिवार्य है. अधिकांश मामलों में परामर्श सेवा की आवश्यकता है. इसलिए आपको कानूनी सलाहकारों की सहायता से ही रजिस्ट्रेशन के दस्तावेज जमा कराने चाहिए.
पंजीकृत दस्तावेज प्राप्त करें
जब रजिस्ट्रार कार्यालय में रजिस्ट्रार के समक्ष अवश्य दस्तावेज़ीकरण प्रस्तुत कर दिया जाता है और आवश्यक शुल्क जमा हो जाता हैं तो आप निश्चित निर्धारित समय के भीतर पंजीकरण प्राप्त कर सकते हैं. विभिन्न स्थानों पर समय और पंजीकरण अधिकारी भिन्न हो सकते है.
जनरल बॉडी के साथ शुरू करें – निदेशक मंडल की बैठक
गैर सरकारी संगठन के पंजीकरण के बाद सभी या अधिकतर सदस्यों की पहली बैठक आयोजित की जानी चाहिए. यह निदेशक मंडल या न्यासी बोर्ड या प्रबंधन समिति या गवर्निंग काउंसिल की बैठक होगी जिसका मतलब है कि संस्थान के जनरल बोडी के सदस्यों की बैठक होगी. बैठक में प्रस्ताव निदेशक मंडल या न्यासियों के बोर्ड या प्रबंधन समिति या गवर्निंग काउंसिल के गठन या स्पष्टीकरण के बारे में प्रस्ताव पारित किया जाना चाहिए. बैठक में बोर्ड के सदस्यों को उन उप-नियमों को अपनाना पड़ता है जो बोर्ड और एनजीओ के कामकाज की व्याख्या करते हैं. यदि आप परामर्श सेवा लेते हैं तो सलाहकार आपको बैठक और उप-नियमों के बारे में मार्गदर्शन कर सकते हैं. गैर-सरकारी संगठन के सामान्य निकाय की पहली बैठक में यह बोर्ड के सदस्यों या न्यासी बोर्ड या प्रबंध समिति या गवर्निंग काउंसिल के गठन के लिए हल किया जाना चाहिए. निदेशक मंडल या न्यासियों के बोर्ड या प्रबंधन समिति या गवर्निंग काउंसिल के गठन के बाद गैर-सरकारी संगठन के जनरल बोडी की बैठक, कार्यकारी समिति के सदस्यों और कार्यालय पदाधिकारियों के लिए होनी चाहिए. बैठक में प्रस्तावों को सदस्यों और उपस्थित सदस्यों की सहमति और अनुमोदन से प्रस्ताव पारित किया जाना चाहिए कि गैर-सरकारी संगठन के कुछ सदस्य कार्यकारी निकाय सदस्यों और पदों के पदाधिकारी के रूप में नियुक्त किए जाते हैं जैसे अध्यक्ष, महासचिव, कोषाध्यक्ष, उपाध्यक्ष, संयुक्त सचिव, संगठन सचिव, सदस्य आदि. अन्य समितियों के गठन और प्रारंभिक कार्यक्रमों और परियोजनाओं को लागू करने के लिए बैठक होनी चाहिए और प्रस्ताव लिये जाने चाहिये. इस संबंध में एनजीओ सलाहकार आपको उचित कार्यवाही के बारे में बेहतर और कानूनी तरीके से मार्गदर्शन कर सकते है.
प्रस्तावों के साथ निर्णय लेने के लिए बैठकें
यदि गैर सरकारी संगठन और सदस्यों या जनरल बोडी या कार्यकारी समिति किसी भी निर्णय लेना चाहे या किसी व्यक्ति / बोर्ड / प्राधिकरण समिति या प्राधिकृत व्यक्ति को नियुक्त करना चाहे या किसी भी कार्यक्रम या परियोजना या किसी भी कार्य को शुरू करना चाहे तो इसके लिए संबंधित समिति/बोडी की बैठक आयोजित करनी होती है. बैठक में इस तरह की कार्रवाई या फैसले पर प्रस्ताव समिति के सभी सदस्यों या बहुमत से, सहमति और अनुमोदन के साथ लिया जाना चाहिए. किसी भी संगठन में निर्णय लेने और संगठन चलाने के लिए इसके कुल सदस्यों के आधे से ज्यादा या बहुमत का निर्णय स्वीकार्य होता है, जो कि लोकतांत्रिक तरीके और पैरामीटर पर आधारित है. समिति के सदस्यों या कार्यालय पदाधिकारी / कार्यकारी अधिकारी जैसे अध्यक्ष, सचिव आदि को बैठकों की कार्यवाही और पारित / अनुमोदित प्रस्तावों को लिखना पड़ता है, क्योंकि प्रस्तावों या फैसलों को संबंधित मुद्दों के हस्ताक्षर के साथ लिखित में आवश्यक है जिन्हें उन्होंने तय किया है या अनुमोदित किया है या उस मुद्दे या विषय या मामले पर निर्णय लिया।
लेखा प्रणाली (एकाउंटिंग) का प्रबंधन करें
गैर-सरकारी संगठनों द्वारा किए गए व्ययों, कार्यक्रमों और उद्देश्यों के लिए निष्पादित किए गए व्ययों के लेन-देन का रिकॉर्ड रखना होता है, संसाधन और आर्थिक सहायता प्रदान करना होता है. गैर-सरकारी संगठन को संगठन के लेनदेन और व्यय का रिकॉर्ड रखने के लिए कोषाध्यक्ष या किसी व्यक्ति को बहीखाता पद्धति नियुक्त करनी होती है. लेनदेन में यह उल्लेख किया जाना चाहिए कि वह प्रारूप और प्रक्रिया जिसके तहत और जिस माध्यम से धनराशी आर्थिक अनुदान या सदस्यता के रूप में आती है और इसका किस उद्देश्य के लिए उपयोग किया जाता है. आमतौर पर यह सलाह दी जाती है कि कोषाध्यक्ष या लेखाकार की सहायता से लेनदेन का रिकॉर्ड रख सकते हैं और लेन-देन के लिए बहीखाता पद्धति व्यवस्था तैयार की जा सकती है. लेखांकन भाग में पारदर्शिता होना चाहिए, क्योंकि यदि आप धन प्राप्त करने की अपेक्षा करते हैं या इसे बदले में अनुदानकर्ता आपके संगठन से पारदर्शिता की उम्मीद करते हैं. इसलिए जब किसी भी हिस्से में वित्तीय लेनदेन की जांच की सम्भावनाएं होती है और बनाये रखनी चाहिए तब इसके लेखांकन के निहितार्थ से निपटने के लिए एक प्रभावी लेखा प्रणाली भी होनी चाहिए. यदि आपकी गैर-सरकारी संस्था कार्यरत स्थिति में है और कुछ लेनदेन है तो आपको पूर्णकालिक या अंशकालिक एकाउंटेंट नियुक्त करना होगा.
यह तय करना महत्वपूर्ण है कि बहीखाता पद्धति को नकद या संचय होना चाहिए. नकद आधारित लेखा एक प्रणाली है जहां:
* एक बैंक खाते में जोड़े जाने पर राजस्व रिकॉर्ड किया जाता है.
* जब बैंक से पैसा वापस ले लिया जाता है तो व्यय दर्ज किया जाता है.
यह प्रणाली बहुत सरल है. हालांकि, यह केवल एनजीओ को बताना होता है कि बैंक खाते में कितना पैसा कहाँ से आया है, कितना कहाँ व्यय हुआ है और कितना शेष है. इसके अलावा और कुछ विशेष नहीं.
यह तय करना महत्वपूर्ण है कि बहीखाता पद्धति को नकद या संचय होना चाहिए. नकद आधारित लेखा एक प्रणाली है जहां: एक बैंक खाते में जोड़े जाने पर राजस्व रिकॉर्ड किया जाता है.
* जब बैंक से पैसा वापस ले लिया जाता है तो व्यय दर्ज किया जाता है.
* यह प्रणाली बहुत सरल है हालांकि, यह केवल एनजीओ को बताता है कि बैंक खाते में कितना पैसा है और कुछ और नहीं.
* यह यह नहीं बताता है कि संगठन को कितना पैसा बकाया है या एनजीओ कितना पैसा लेता है.
* अर्जित की गई आय (पहले प्राप्त होने के बाद या बाद में हो सकती है)
* व्यय किए जाने पर व्यय (भुगतान के पहले या बाद में हो सकता है)
सामान्य तौर पर, ऐसा लगता है कि प्रोद्भवन आधारित लेखांकन के माध्यम से उपलब्ध कराई गई जानकारी नकद आधारित लेखा से एक संगठन के लिए अधिक उपयोगी है, क्योंकि यह एक व्यापक वित्तीय चित्रण करते. यह एक गैर सरकारी संगठन को अपने तत्काल भुगतान और जमा राशि को देखने की अनुमति नहीं देता है, बल्कि भविष्य में वह किस प्रकार का धन दे सकता है या क्या प्राप्त कर सकता है. इससे संगठन को अपनी वित्तीय स्थिति के बारे में अधिक जानकारी मिल सकती है
अन्त में, एक बार गैर सरकारी संगठन का फैसला करता है क्या बहीखाता प्रणाली होना चाहिए, यह जरूरी है कि सभी वित्तीय लेनदेन दस्तावेज और मुनीम द्वारा वित्तीय पत्रिकाओं में दर्ज हैं. लेनदेन को क्रमांकित किया जाना चाहिए और कालानुक्रमिक क्रम में डाल देना चाहिए और आपको धन्यवाद देना होगा कि प्रत्येक दान प्राप्त करने के लिए आवश्यक नोट्स आवश्यक हैं. धन्यवाद नोटों को कॉपी किया जाना चाहिए और पत्रिकाओं में जोड़ा जाना चाहिए, साथ ही चेक स्टब्स और जमा रसीदें भी निधि के दुरुपयोग से बचने के लिए और कार्यक्रमों के लिए कुशल व्यय सुनिश्चित करने के लिए लेखाकार के साथ अच्छी तरह से सुप्रबंधित होना चाहिए.
अनुदान के रूप में धन संग्रह करने की योजना निर्धारित करो
एक एनजीओ के लिए आवश्यक धन मुख्य रूप से अपने शैक्षिक और सामाजिक कार्यक्रमों में चला जाता है, एनजीओ (प्रशासन, उपयोगिताओं), और परियोजनाओं (सर्वेक्षण, कार्यक्रम देकर) का समग्र संचालन. निदेशक मंडल और कार्यकारी निदेशक दोनों को सक्रिय रूप से धन उगाहने में सक्रिय होना चाहिए और यह महत्वपूर्ण है कि लेखन अनुदान, योगदान मांगना, और अन्य धन उगाहने वाले कुशल एनजीओ के विकास में शुरुआती कौशल हासिल किए जाएं.
अनुदान केजरिए धनराशी प्राप्त करने के लिए सबसे पहले इसकी रणनीति बनायें. इसके लिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि एनजीओ की क्या ज़रूरतें हैं और कौन से स्रोत इन जरूरतों को पूरा कर सकते हैं. संभावित दाता के साथ विश्वास बनाने के लिए कार्यकुशलता, निरंतर संवाद और जवाबदेही महत्वपूर्ण हैं. इसके अलावा, एक व्यक्ति या समूह एक कार्यक्रम, गतिविधि या एनजीओ का समर्थन क्यों कर रहा है, यह समझना भी उपयोगी है ताकि उन्हें दूसरी बार या लगातार संसथान हेतु आर्थिक योगदान करने के लिए मदद ली जा सके।
यहाँ कुछ उदाहरण प्रस्तुत किए जाते हैं जिनके जरिये एक गैर-सरकारी संगठन वित्त पोषण योजना तय करने का विकल्प चुन सकता है:
* फाउंडेशन्स. आम तौर पर आसानी से उपलब्ध दिशानिर्देश हैं जो अनुसंधान के माध्यम से बता सकते हैं कि किस तरह के एनजीओ वे निधि और अनुदान के लिए आवेदन कैसे करें. तीन विभिन्न प्रकार के फाउंडेशन्स हो सकते हैं।
* अधिकांश फाउंडेशन्स स्वतंत्र फाउंडेशन्स की श्रेणी के अंतर्गत आते हैं जहां ज्यादातर फंड व्यक्तिगत, परिवार या ग्रुप एंडोमेंट्स से आता है.
समुदाय फाउंडेशन स्थानीय स्रोतों से धन प्राप्त करते हैं और इसे स्थानीय गैर-सरकारी संगठनों को वितरित करते हैं.
कॉर्पोरेट फाउंडेशन कानूनी रूप से व्यावसायिक निगमों द्वारा स्थापित किए गए हैं और ट्रस्टी द्वारा संचालित होते है वे उन समुदायों का समर्थन करते हैं जिनमें निकाय संचालित होता है.
निगम और व्यवसाय जो कि सामुदायिक संबंधों या सार्वजनिक संबंध विभागों में काम करते हैं. ये विभाग उन समुदायों में कई दान कर देते हैं जहां कंपनी संचालित करती है और आमतौर पर स्थान की परवाह किए बिना गैर सरकारी संगठनों को अनुदान प्रदान करती है.
* धार्मिक समूह स्थान की परवाह किए बिना संगठनों को निधि देते हैं.
* निजी अनुदानकर्ता व्यक्ति, एनजीओ को दीर्घकालिक फंडिंग या अल्पावधि वित्तपोषण प्रदान कर सकते हैं.
अतिरिक्त कार्यक्रम
अगर पिछले दस चरणों का पूरा कर दिया जाता है तो उसके बाद, जिस गैर सरकारी संगठन की नींव स्थापित की गई है उस गैर-सरकारी संगठन के पूरी तरह से संचालित होने से पहले ही कुछ ऐसे विविध कार्य हैं जो पूर्ण किए जाने चाहिए. इनमें से निम्न कार्य शामिल हैं:
* कर्मचारियों और स्वयंसेवकों को अनुबंधित करना
* कार्यक्षेत्र के बाहर तक पहुंचना और समाज मेंपहचान बनाना
* कार्यालय की बुनियादी जरुरतों की आपूर्ति करना (फर्नीचर, कंप्यूटर, मशीनरी)
* एनजीओ का कार्य सुनश्चित करना
होल्डिंग ओरिएंटेशन
इस कार्यक्रम के पश्चात संगठन की गतिविधियों को कार्यान्वित किया जा सकता है. इसमें हो सकता है कि इसमें एक साल लग जाए और हो सकता है इसके पश्चात ये सफल साबित होवें. पहले वर्ष के अंत में, यह सुनिश्चित करने के लिए मिशन, लक्ष्यों और दृष्टि की समीक्षा करना महत्वपूर्ण है कि एनजीओ ट्रैक पर रहे. कार्यक्रमों और गतिविधियों की निरंतर समीक्षा करते रहना चाहिए कि क्या फायदेमंद है जिसे बनाये रख सकते हैं या बदला जा सकता है।
